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顺丰员工如何实现“一键出行说走就走”?

* 来源 :http://www.roslafleur.com * 作者 : * 发表时间 : 2018-06-05 07:04

  公司报销实在痛苦,出差回来,单是票据就整理了4个小时,填各种单子贴胶水,报销过的都懂的,了”

  “出差回深圳,本想坐飞机回来,公司最后说我级别不够,只能坐火车。其实机票打折,单趟也就500多,火车来回卧铺490,还多出两天,按照出差每天补贴180元,最后我还多赚了360元。”

  “报销单我都提交了半个月了,怎么还没报下来啊,信用卡都要到期了,不就报个账吗?你们财务天天忙的啥?”“一项项地按标准核,还要对照出差审批单,公司这么多人这么多事儿,你以为容易啊你!”

  差旅流程还处于原始状态的公司,以上吐槽纯属必然。对于员工过千甚至上万的公司来说,如果还采用员工提前垫款、事后贴单报销、财务人工审核等流程,差旅管理事项的繁琐度将成数倍增长,而若完全以员工需求为念, 让员工自行挑选行程及酒店等,那么降低差旅成本就无从谈起。

  如何在提高员工体验的同时,又能做到合理的成本管控呢?2016年,拥有超过40万员工、目前市值达到了2660亿元的顺丰控股(002352.SZ)在差旅管理上踏出了关键性的一步,顺丰自建了集团综合后勤服务平台(涵盖差旅、交通出行、会务管理、通信管理等),其中差旅业务模块通过内部OA、HR考勤、SSP财务结算等多流程集成及与外部差旅服务商系统打通,实现了员工通过移动APP端+PC端,线上提出差流程、订机票/火车票、订酒店及统一结算及报销的全流程自动化,为顺丰高管及普通员工因公出行提供了一站式服务,使流程更精简、出行更便捷。

  顺丰集团一向秉承“以人为本,关爱员工”的企业文化前行,这种文化同样扎根于集团的综合后勤管理中。凭借强大的信息技术研发能力,顺丰差旅业务通过三大步骤实现“一键出行,说走就走”。一、引入提供优质机票及酒店的供应商及拥有大量优质供应商的商旅服务商:顺丰利用自身的集团优势,引入了如深航等多家已有协议价格优惠的航空公司/酒店供应商;并通过与拥有大量优质供应商资源的优行商旅服务商做系统对接,实现比价更透明,优惠更丰厚,信息更全面的系统集成及服务;二、内部流程精简及系统搭建:顺丰内部差旅管理系统按不同层级将差旅标准植入到系统后台,通过OA、HR、SSP财务流程系统与差旅管理系统无缝对接,员工只需通过APP或PC线上提交出差申请无需审批,即可自助进入差旅管理系统预定行程及机票/火车票、酒店等,线上操作完成,员工即刻收到预定成功短信,同时专业的差旅服务商接收到顺丰员工预订信息后提供一站式无忧服务;如员工乘飞机出行,可通系统安排接机服务,员工出机场后专车将接送至提前预定好的酒店或需要到达的目地的,全程无需员工垫款;三,移动互联时代,最重要的资源是大数据,而借由顺丰综合后勤管理系统的搭建,顺丰高管及员工的出行过程透明合规,且相应数据完整留存,各环节实现可视化管理。

  基于此,顺丰速运成功实现了“无纸化、一体化、自动化”的差旅管理,“员工垫款、贴单报销、繁琐的审核过程包括后续结算”等尴尬时刻已不复存在,员工享受“一键出行”的便捷,而成本却在提升服务的同时也得到了有效的管控。

  哪里有痛点,哪里就有市场。作为全球商务差旅增速最为迅速的市场,2016年中国差旅市场规模达到了2916亿美元,已超过美国市场。而有近三成的中国企业差旅费用预算占到年度总收入的5%-10%,此前一向为人所忽略的差旅管理,正日益成为企业管理中的重中之重。顺丰自建后勤管理平台的举措,也正成为众多大中型企业变革其差旅管理的共同选择,而这其中,引入专业的差旅服务商优行商旅,起到了关键作用。

  如何挑选一家“新时代”的专业差旅管理公司?一项来CFO Innovation Asia执行的调研报告显示,中国企业主最关心的5个点是:

  3)自动化:61%的企业计划放弃使用现有的手动或半自动差旅与费用管理系统,而投入使用全自动差旅与费用管理系统;

  可以看出,顺丰为了给40万员工打造优质差旅服务,所挑选的外部服务商优行商旅,正完美契合了以上所提的5点需求,将“审批、预定、支付、报销、数据”五大流程进行智能化、模块化管理,实现差旅流程的“一体化、自动化”。

  在使用优行商旅的服务后,从老板到员工,都获取了极佳的体验:员工能同时在PC、手机APP、微信端预定,真正做到“不借钱、不垫款、不报销、说走就走”;协助企业完成免费的OA系统对接,预置机票酒店层级,提高行政及财务的审批报销效率;可提供月结、预存款、实时结算等多种支付方式,如其为顺丰提供月结垫资服务,月底向企业提供一张整体大,极大解放了财务人员;差旅数据完整沉淀在后台,按需提供差旅管理报告,随时一键导出,方便企业内部差旅管理人员进行实时分析管控;通过整合上游多家战略合作伙伴资源,可将企业差旅成本降低35%左右。

  客户说好,才是真的好,赢得了怎样的客户,方可见真章。总部位于深圳的优行商旅,虽在业界较为低调,却已在该领域深耕十多年,服务超过3000家大中型企业。它的客户名单里既有万科、创维、迈瑞、欧明、前海人寿等民企,也不乏华侨城、华润集团、中航国际、中国海油、云南白药、国家开发银行等国资机构。最近,它又以其专业能力,赢得了深圳证券交易所、中国平安的差旅管理服务招标。优行商旅CEO久认为,自家的主要优势在于提供了“系统+产品+服务+资金”一站式差旅管理,落脚点在于专业、差异化,真正以客户需求为重心。